Como regularizar sua van escolar no DETRAN-SP: guia completo
Todos os documentos, certidões, cursos, vistorias e seguro pra rodar 100% legal em São Paulo — e como organizar o financeiro, os contratos e os gastos da sua van num app só.
Trabalhar com transporte escolar em São Paulo é mais do que dirigir bem: é manter uma pilha de documentos sempre em dia. Alguns renovam todo ano, outros a cada semestre e outros a cada 5 anos. A fiscalização do DETRAN-SP checa condutor, veículo e autorização ao mesmo tempo — e a falta de um único item pode tirar a van da rua e gerar multa.
Neste guia, a TotalVan reúne o passo a passo de cada documento: pra que serve, onde tirar, com que frequência renovar e o link oficial. No fim, mostramos como o app organiza a parte que ninguém ensina na autoescola — o financeiro, os contratos e os gastos do dia a dia.
Importante: taxas, portais e regras mudam com frequência. Os links são oficiais, mas confirme valores e exigências no site do órgão antes de iniciar. A maioria dos serviços exige login pela conta gov.br.
Autorização de Transporte Escolar (ATE): renovação anual
É o documento-mãe que permite o veículo circular conduzindo escolares. Sem ela, todos os outros perdem a finalidade.
Prevista no artigo 136 do CTB e na Portaria Normativa DETRAN-SP nº 11/2023, a autorização vincula um condutor habilitado a um veículo aprovado em vistoria. Solicitação e renovação pelo Portal DETRAN-SP, com login gov.br.
Como funciona
- Condutor com CNH categoria D ou E e observação de transporte de escolares (T.E.).
- Veículo aprovado na inspeção de transporte escolar por uma ITL (ver item 8).
- Autorização do condutor exige exame toxicológico negativo.
- Documentos em PDF, JPEG, PNG, DOCX ou XLSX (até 10 MB cada).
Órgão
DETRAN-SP
Frequência
Renovável / vínculo semestral
Custo
Variável
Certidão de Débitos e Restrições do veículo (DETRAN-SP)
Comprova que a van não tem multas, IPVA, licenciamento ou DPVAT/SPVAT em aberto, nem restrições judiciais, administrativas ou financeiras.
Existe a consulta gratuita (placa + Renavam) e a certidão oficial certificada, às vezes exigida em processos e na renovação. Débitos em aberto travam licenciamento e transferência.
Como tirar
- Portal DETRAN-SP → seção Veículos.
- Login gov.br → "Seu veículo — débitos e restrições".
- Informe placa e Renavam e valide o captcha.
- Quite pendências antes de emitir a certidão definitiva.
Órgão
DETRAN-SP
Frequência
A cada renovação anual
Consulta
Gratuita
Dica TotalVan
IPVA, licenciamento e seguro são gastos fixos da van. No app TotalVan você lança esses custos e cruza com as mensalidades recebidas — sabendo na hora se o mês fechou no azul.
Atestado de Antecedentes Criminais (SSP-SP)
Documento da Secretaria da Segurança Pública que informa se há registros criminais em nome do condutor. Comprova idoneidade de quem transporta crianças.
Emitido gratuitamente pela internet ou pelo app oficial "Atestado de Antecedentes". Online exige o número do RG do Estado de São Paulo. Pendências têm análise de até 3 dias úteis.
Como tirar
- Acesse o portal da SSP-SP e informe o número do RG.
- Anote o protocolo gerado.
- Emita o atestado em PDF com QR Code de validação.
Órgão
SSP-SP
Frequência
Renovável (até 5 anos)
Custo
Gratuito
Certidão Estadual de Distribuição Criminal (TJSP)
Do Tribunal de Justiça de SP, declara se há processos criminais distribuídos contra a pessoa em todas as comarcas do Estado (1ª instância).
O CTB (art. 329) exige, para escolares, certidão negativa de distribuição criminal relativa a crimes como homicídio, roubo, estupro e corrupção de menores, renovável a cada 5 anos. É diferente do atestado da SSP (item 3): esta vem do Judiciário.
Como tirar
- Portal de Certidões do TJSP (e-SAJ).
- "Cadastro de Pedido de Certidão".
- Modelo Distribuição Criminal e preencha os dados.
- Após o prazo, visualize e imprima.
Órgão
TJSP
Frequência
A cada 5 anos
Custo
Gratuito (online)
Certidão Estadual de Distribuição Cível (TJSP)
Também do TJSP, mostra se há ações cíveis distribuídas em nome da pessoa nas comarcas do Estado. Comum em credenciamentos e licitações.
Emitida no mesmo portal de Certidões do TJSP. Escolha o modelo Distribuição Cível (há também falências/recuperações e inventários, se o credenciamento exigir).
Como tirar
- Portal de Certidões do TJSP.
- "Cadastro de Pedido de Certidão".
- Modelo Cível e dados pessoais.
- Aguarde o prazo, confira e imprima.
Órgão
TJSP
Frequência
Conforme exigência
Custo
Gratuito (online)
Prontuário e Certidão de Prontuário da CNH (DETRAN-SP)
Histórico da habilitação: emissão, categoria, processos, pontuação, bloqueios ou impedimentos.
O prontuário mostra a situação atual da CNH (pontos, infrações, suspensão/cassação). A certidão de prontuário é o documento oficial com validade legal, usado no credenciamento escolar. Ambos saem no Portal DETRAN-SP com login gov.br.
Como tirar
- Portal DETRAN-SP → Habilitação.
- Login gov.br (ou CPF e senha).
- "Emitir certidão de prontuário da CNH".
- Informe o registro da CNH e emita o digital.
Órgão
DETRAN-SP
Frequência
A cada renovação anual
Custo
Gratuito (na hora)
CETE: Curso de Atualização de Condutores de Escolares
Curso especializado obrigatório pra conduzir escolares. A formação inicial habilita; a atualização é a cada 5 anos.
Previsto no art. 138, V, do CTB e na Resolução CONTRAN nº 789/2020, garante a observação "T.E." na CNH. A renovação é homologada pelo SENATRAN, em entidade credenciada à base do DETRAN-SP.
Requisitos do condutor
- Maior de 21 anos.
- CNH categoria D ou E.
- Sem infração grave/gravíssima nem reincidência em médias nos últimos 12 meses.
- CNH válida e regular na conclusão.
Base legal
Res. CONTRAN 789/2020
Frequência
A cada 5 anos
Onde
Entidade credenciada
Inspeção Veicular Semestral do Transporte Escolar (ITL)
Vistoria obrigatória dos equipamentos de segurança da van. É a base pra manter a autorização válida.
Feita por uma Instituição Técnica Licenciada (ITL) credenciada pelo INMETRO/SENATRAN. Avalia pneus, freios, extintor, cintos, sinalização e demais itens obrigatórios. O laudo aprovado é exigido pra renovar a autorização e refeito a cada semestre.
Como funciona
- Localize uma ITL credenciada (site do INMETRO — "Organismo de Inspeção — Segurança Veicular").
- Leve o veículo pra vistoria semestral.
- Receba o laudo aprovado e anexe no Portal DETRAN-SP.
Órgão
ITL / INMETRO
Frequência
Semestral
Resultado
Laudo aprovado
Aferição do Tacógrafo (Cronotacógrafo) — INMETRO / IPEM-SP
Obrigatório no transporte coletivo de passageiros, precisa ser aferido pra registrar velocidade e tempo de condução com precisão.
A verificação metrológica é regulamentada pelo INMETRO e executada em SP pelo IPEM-SP ou oficinas credenciadas. Aprovado, o aparelho recebe o selo/lacre INMETRO. Sem aferição válida, é autuação na certa.
Como funciona
- Procure oficina credenciada pelo INMETRO/IPEM-SP pra cronotacógrafo.
- Faça a verificação metrológica.
- Receba o selo/lacre INMETRO.
Órgão
INMETRO / IPEM-SP
Frequência
Conforme regra metrológica
Resultado
Selo/lacre INMETRO
Seguro APP: Acidentes Pessoais a Passageiros
Seguro obrigatório que cobre os passageiros (as crianças) em acidente, com indenização por morte, invalidez e despesas médicas.
Diferente do seguro do veículo: o APP protege as pessoas transportadas e costuma ser exigido no credenciamento. Apólice vigente e renovação anual. Contrate com seguradora autorizada pela SUSEP.
Como contratar
- Seguradora ou corretor autorizado pela SUSEP.
- Modalidade APP — Acidentes Pessoais a Passageiros conforme a lotação.
- Guarde a apólice vigente pro credenciamento e a fiscalização.
Onde
Seguradora (SUSEP)
Frequência
Anual
Cobre
Passageiros
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Quais documentos preciso pra regularizar uma van escolar em SP?+
Autorização de Transporte Escolar do DETRAN-SP, certidão de débitos e restrições do veículo, atestado de antecedentes criminais (SSP-SP), certidão estadual de distribuição criminal e cível (TJSP), prontuário da CNH, curso CETE, inspeção veicular semestral, aferição do tacógrafo no INMETRO e seguro APP de passageiros.
Com que frequência preciso renovar a autorização?+
A autorização é renovável e vinculada à inspeção semestral. A certidão criminal e o curso CETE renovam a cada 5 anos. O seguro APP é anual.
Qual categoria de CNH é necessária?+
CNH categoria D ou E, com observação de transporte de escolares (T.E.) e exame toxicológico negativo. O condutor deve ter mais de 21 anos.
Preciso de CNPJ ou MEI pra trabalhar com van escolar?+
Não é obrigatório — dá pra atuar como pessoa física (CPF). Abrir MEI ajuda na regularização fiscal e nas notas. Apps como a TotalVan facilitam o controle financeiro mensal e o arquivamento de recibos.
Como organizar o financeiro e os contratos da van?+
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Checklist de renovação anual
Salve e marque conforme for resolvendo cada item.
- Autorização de Transporte Escolar (veículo + condutor) renovada
- Certidão de Débitos e Restrições do veículo (sem pendências)
- IPVA, licenciamento e DPVAT/SPVAT pagos
- Atestado de Antecedentes Criminais (SSP-SP)
- Certidão Estadual de Distribuição Criminal (TJSP) — válida (5 anos)
- Certidão Estadual de Distribuição Cível (TJSP)
- Prontuário / Certidão da CNH (DETRAN-SP)
- CETE — curso de atualização dentro dos 5 anos
- Inspeção veicular semestral aprovada (laudo da ITL)
- Tacógrafo aferido com selo/lacre INMETRO em dia
- Exame toxicológico negativo (condutor)
- Seguro APP com apólice vigente
Guia informativo da TotalVan — confirme prazos, taxas e exigências nos sites oficiais (DETRAN-SP, SSP-SP, TJSP, INMETRO/IPEM-SP, SUSEP) e na prefeitura do seu município, pois regras municipais podem somar exigências.
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